【デイサービス】個別機能訓練加算の計画書はExcelで作成可能？

デイサービスの半数以上の事業所が算定している「個別機能訓練加算」。人員配置の難易度は低く、比較的算定しやすい加算です。

算定には、機能訓練の実施はもちろんのこと、居宅訪問や計画書の作成、評価などをおこない、それを帳票として残しておく必要があります。
これらの書類は介護ソフトを使って作成するか、Excelソフトでの作成も可能です。

本記事では、Excelを使用して個別機能訓練加算の計画書を作成する際のポイントについて解説します。

Excelを使用して計画書を作成する際に必要なもの

・厚生労働省から出されている計画書の様式
・Excelソフト

上記2点があれば作成可能です。記載例も用意されていますので、参考にしましょう。
各利用者様に合った目標や訓練を作成し、入力します。
（令和6年度介護報酬改定対応・厚労省の計画書標準様式はこちら）

※記載例は令和3年度介護報酬改定時のもののみあり（こちら）

Excelでの計画書作成のメリット・デメリット

次に、Excelで計画書を作成することによるメリットとデメリットです。

メリット

• Excelさえあれば、コストがかからない
• 今すぐに始められる

介護ソフトを利用して作成するとなると、ソフトの料金としてコストがかかります。
また契約まで短くても1週間程度はかかるため、今すぐ作成を始めることはできません。

デメリット

• 入力が大変：目標やプログラム内容をすべて自分で考え、一つ一つ入力する必要がある
• 書類保管リスク：パソコンが故障した場合、データがすべて消える可能性がある
• 期日管理の必要：計画書は3か月に更新の必要あり
• 同意取得：厚労省の様式には同意取得の欄がないため、別で同意取得したことを記録する必要がある
• その他：関数などを入れても、別の人がファイルを触って壊してしまう可能性がある

Excelで計画書を作成する場合は、管理を徹底するようにしましょう。
計画書は最低でも3か月に1回更新が必要のため、利用者1人あたり年間で4枚作成となります。
算定利用者数が30名でも、1年で120枚の計画書を作成します。更新時期を忘れないよう、別途期日管理をおこないます。

また計画書に加え、評価や実施記録などの書類も発生します。これらは利用者がサービス利用を終了してから、2～5年間（自治体によって異なる）の保管が必要です。データの管理や書類の保管方法などをあらかじめ決めておきましょう。
 
そのほかにも、誰でも計画書のファイルが変更できると、場合によってはトラブルが起こる可能性もあります。
うっかり削除してしまった・ファイルを壊してしまった、といったことがないよう、ルールを決めておく必要があります。

Excel以外の計画書作成方法

Excel以外で作成する方法は、大きなものとしては以下の2つがあります。
 

• ①請求ソフトで作成
• ②加算算定特化型ソフトで作成（おすすめ）

介護ソフトによりますが、過去の計画書内容をコピーできたり、利用者情報が自動転記されたりと便利な機能があるため、Excelで作成するより作成時間が短縮できます。また、もともと目標などの文例が登録されているものもあります。
入力必須項目しか入力できないためミスがなくなり、データの保管も介護ソフト内に保管できるため、見返す際も便利です。

①の請求ソフトは、ほとんどの事業所が国保連請求のために導入していると思います。「個別機能訓練加算」の帳票作成機能は入っていることがあります。
ただし、記入欄が多かったり、LIFE対応（個別機能訓練加算Ⅱ）ができなかったりする場合もあります。使用前に一度確認してみましょう。
 
②の加算算定特化型ソフトとは、加算算定に特化した機能を持つ介護ソフトです。
加算算定用のため、請求ソフトの機能よりも機能が充実していることがほとんどです。デイサービスで算定しやすい加算として、「口腔機能向上加算」の帳票作成ができるものもあります。
また、サポートが充実していることも多く、加算の算定が初めての場合などは特におすすめです。

機能訓練加算サポートシステム「ACE（エース）」では、デイサービスの「個別機能訓練加算」「口腔機能向上加算」の算定が可能です。
計画書だけでなく各種帳票作成はもちろんのこと、動画による訓練提供など、加算算定が初めての事業所様にぴったりの機能が搭載されています。
自社内にサポートセンターを設置しており、導入時には複数回に分けてのスタートアップ支援も。初めての加算算定やシステム導入への支援体制が整っています。

デイサービスでの導入実績多数ございます。まずは情報収集からでも、お気軽にお問い合わせください。

まとめ

「個別機能訓練加算」の帳票は、作成だけでなく、その管理の面を考える必要があります。
Excelで書類を作成する場合は、算定開始前にルールをしっかりと決めておくのがおすすめです。

特に利用者数が多い場合や、事業所に算定経験者がいない場合は、加算特化型の介護ソフトを利用して作成することも検討してみましょう。

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