通所介護計画書、個別機能訓練計画書、口腔機能向上サービスに関する計画書・・・デイサービスには様々な計画書が存在します。それらをExcelで作成している事業所も多いのではないでしょうか。
Excelがパソコンに入っていれば、コストがかからず作成ができる一方で、操作に慣れていないと入力に時間がかかります。
また、Excelに詳しくない人がファイルを触った際に、必要な部分を削除してしまったり、ファイルを壊してしまったりといった問題も。
本記事では、Excelで計画書を作成する際に使えば作業時間を短縮できる便利な機能を紹介します。
ほかの書類を作成する際にも使えますので、目次を確認し、知らないものがあればぜひチェックしてみてください。
※本記事で解説しているショートカットキーは、Windows標準キーボードでのものです。Macでは異なりますので、ご注意ください。
基本のショートカット5選：はじめに
まずは基本のショートカットを解説します。
その前に、Ctrl（コントロール）キーとAlt（オルト）キーを使用しますので、位置を確認しておきましょう。
以下は一般的なWindowsキーボードの場合です。
■Ctrlキーの位置
左右どちらのキーを使ってもショートカットは可能です。左手だけでできるよう、左のCtrlキーを使うのがおすすめです。
■Altキーの位置
右側にはないキーボードもあります。
基本のショートカット5選
セルの内容をコピー&貼り付け
ひとつめは、よく使うセルの内容をコピーし、貼り付ける際のショートカットです。
ここではコピー・貼り付けで2つのショートカットを使用します。過去の計画書の文言を別のセルにコピーしたい際などに便利です。
このコピーと貼り付けのショートカットは、Wordやメモ帳など、Excel以外でも使えます。
内容をコピー
①コピーしたいセルをクリックして選択
②ショートカット：Ctrl＋C（同時押し または Ctrlを押しながらCを押す）
③コピーしたセルの枠が点線になっていれば、コピー完了
コピーした内容を貼り付け
次に、①でコピーした内容を別のセルに張り付ける方法です。
①コピーした状態で、貼り付けたいセルをクリックして選択
②ショートカット：Ctrl＋V（同時押し または Ctrlを押しながらVを押す）
③貼り付けられたら完了
元に戻す
ひとつ前の作業を元に戻したい場合のショートカットです。
たとえば、「文章の一部分だけを削除しようと思ったら、誤って全部消してしまった」といった場合などに活用できます。
Excel上部にある「元に戻す」ボタンを使って戻すこともできますが、マウス操作をしないで済むので、より時短になります。
方法は簡単で、戻したいときに以下のキーを押すだけです。
ショートカット：Ctrl＋Z（同時押し または Ctrlを押しながらZを押す）
ショートカットを複数回繰り返せば、その分だけ戻すことができます。
この元に戻すショートカットも、Wordやメモ帳など、Excel以外でも使えます。
上書き保存
上書き保存のショートカットです。こちらもマウス操作でも可能ですが、キーボードを使うことでこまめな保存もしやすくなります。
パソコンがフリーズして、入力したものが全部消えてしまった！ といったことがないよう、こまめに保存をする習慣をつけておくとよいでしょう。
ショートカット：Ctrl＋S（同時押し または Ctrlを押しながらSを押す）
※ファイルがまだどこにも保存されていない場合は、「名前をつけて保存」と同様の操作になります。
この上書き保存ショートカットも、Wordやメモ帳など、Excel以外でも使えます。
セル内で改行
長い文章を書くときなど、セルの中で改行したい際のショートカットキーです。
通常（Wordなど）であれは、改行は「Enter」キーで行うことができますが、エクセルでは次のセルに移動してしまいます。
セル内で改行したい際は、以下のキーを押します。
ショートカット：Alt＋Enter（同時押し または Altを押しながらEnterを押す）
ショートカットを使って、書類作成の時短を
Excelには数多くの便利なショートカットや機能が存在しています。
本記事では基本的なものをご紹介しました。活用することで書類作成の手間を減らすことができます。積極的に利用し、慣れていくのがおすすめです。
また、Excelではなく介護ソフト（加算ソフト）で作成することで、利用者情報の自動転記や文言の登録などが可能になる場合もあります。
入力ミスや、誤ってファイルを削除することなどがないよう、使いやすい介護ソフト（加算ソフト）の活用も視野に入れてみましょう。
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