「ACE」利用でLIFE対応&計画書作成時間削減が可能に

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株式会社トータルライフケアおきなわ
沖縄県うるま市
1日型/定員40名
2023.7~ACE利用中
個別機能訓練加算(Ⅰ)(Ⅱ)・科学的介護推進体制加算・ADL維持等加算を算定

課題

LIFE関連加算を始めたいが、LIFEへ直接入力は大変

個別機能訓練加算の計画書作成に時間がかかっている


効果

算定要件に沿って期日通りにデータ提出が可能なため、安心感が得られた

定型文などの活用で、計画書作成の時間が短縮できた

沖縄県うるま市にある「デイサービスセンター島の風」様。リハビリに特化したデイサービスでの加算業務改善・LIFE関連加算の新規算定のため、「ACE」をご導入いただきました。
今回、管理者の藤澤様にお話を伺いました。
LIFEを始めたきっかけや、介護ソフト活用の経緯などについて、お話いただいています。
LIFE対応を検討されている事業所様は、ぜひご覧ください。

はじめに、「デイサービスセンター島の風」様の特徴を教えてください。

管理者・藤澤様:
「デイサービスセンター島の風」は、40名定員の1日型デイサービスです。
できる限り住み慣れたお家や地域で利用者様が長く暮らせるように、最後まで諦めない姿勢で利用者様にあったサービスを提供できるデイサービスであろうというのが社長の理念です。それを実践していくための教育やサービス提供に力を入れています。

また、利用中のリハビリについては、身体面と認知面に対して同時にアプローチできるスクエアステップを社内研修として受講の機会を設け、リハビリ専門職の充実を図っているというような特徴があります。
リハビリに関しては、集団リハビリと個別リハビリがあり、利用者様の希望やADLに応じて提供しています。

「ACE」導入はLIFE対応&業務改善のため

「ACE」導入のきっかけ、理由を教えてください。

藤澤様:
LIFE関連加算の算定を会社の中で決定したのですが、なかなか加算に対して理解が追い付いていない状況でした。
また、現場を見た時に、書類業務がかなり煩雑になっていて時間がかかっており、残業もある状況でした。

そのため、どのタイミングでどの書類を作れば問題ないのかといったサポートがほしかったんですね。
そこでスタッフの負担軽減、正確な算定業務を目的に、加算に対するソフトの情報収集を始めました。

個別機能訓練加算(Ⅰ)ロは以前から算定していて、その際は請求ソフトで計画書を作成されていたと伺っています。請求ソフトでの継続は難しい状態でしたか?

藤澤様:
加算ソフトの導入を検討した一番の理由が、請求ソフトの個別機能訓練加算の機能にもスケジュール機能(期間管理機能)があったらしいのですが、改変を機に機能が使えなくなったということでした。
そのため、3か月に1回の計画書更新タイミングがわからなくなってしまったと担当職員から言われていました。

そこで加算ソフト導入を検討されたんですね。導入にあたり他社のソフトは見ていらっしゃいましたか?

藤澤様:
そうですね、3社ほどから説明やデモ操作の話を聞きました。

「ACE」に決定していただいた決め手は覚えていらっしゃいますか?

藤澤様:
様々なソフトがある中で、大きく分けて加算に特化したソフトと、すべてに対応したソフトの2つに分かれていることが分かりました。
現在の我が社の状況から、今(請求などほかの部分は)問題なく業務をおこなえているので、別のソフトへ全てのデータ移行をする労力を比較し、会社内で検討を重ねました。
その結果、「ACE」を導入しました。
ほかにも計画書の定型文などが充実していて、自分たちで内容を変更できるというのも魅力でした。

加算ソフト導入の相談の際、反対などはありませんでしたか?

藤澤様:
新しいソフトの操作を覚えることには、不安感があるとスタッフからは意見がありました。
ただ導入後に操作サポートの計画をしていただいたり、何度もテレビ会議で質問に応対していただき、徐々に不安が取り除かれていきました

LIFEはフィードバック活用目的といずれ必須になっていくと考えて対応を開始

いつ頃から LIFE への対応を始めていましたか?

藤澤様:
令和3年度の介護保険改定から登録していて、申請は終わっていました。

LIFEを本格的に利用していくことになったきっかけはありますか?

藤澤様:
データを客観的にLIFEが分析してくれて、自分たちのやっていることが本当にいいのかどうかのフィードバックがもらえるので、それを見てみたいという理由もありました。
もちろん加算も取っていかなければならないし、厚生労働省の方針が明確だったので、やりましょうということになりました

LIFEを始めるとき、ソフトを使わず手入力で提出することは考えませんでしたか?

藤澤様:
手入力はかなり困難だなと思いましたね。(笑)
請求ソフトでもデータ出力はできるはずですが、「ACE」は個別機能訓練計画書の疾患のコードなど(ICD10コードやICFコード)が全部自動で入力されるんです。
この機能がないと、本を見て一覧から探して入力するのはかなり時間を要するため、短縮化することで業務整理にもつながると考えました。

現在もフィードバックは活用されていらっしゃいますか?

藤澤様:
操作や仕様の問題でフィードバックがしっかり全員分反映されていないなどがあり、まだ十分な活用はできていませんが、今後はさらに取り組んでいきたいと思っています。

LIFEを始めて良かったこと、取り組むことによるメリット等はありましたか?

藤澤様:
生活相談員(実務担当者)からの声ですが、何に焦点を当てて情報を取ったら利用者様のアセスメントがしやすいのか、自分の知識としてすごく上がったと言っていました。
意図的に情報を取るための知識が増えたと。

最初は形式的に評価していたものが、続けていくうちに理解を深めてアセスメントしていけるようになったので、頭の整理ができるというのはよく言っていますね。

「ACE」導入後は、管理者の立場として書類の管理も楽に

「ACE」導入後の効果はいかがでしょうか?

藤澤様:
加算を算定するために絶対やらなければいけないことや評価しないといけない情報が明確化されているので、ここを押さえておけば大丈夫だと安心感があります
また、計画書更新などの時期が近付いているというアラート表示があるので、スタッフからは書類作成の時間が短縮できているという声がありました。
定型文が使えたり、訓練項目を全部手で打たなくてもよかったり、そういったメリットもあります。

私としては、スケジュール機能が一番便利です。計画書更新や評価忘れを防いでくれるので。
スタッフが作成してくれた通所介護計画書、個別機能訓練計画書を一つ一つ紙媒体で確認するのは、管理者的には見づらかったんです。
ですが「ACE」を開けば、どの利用者分が作成できていないか、そろそろ期限が切れるかというのが一目瞭然なので、その辺もすごく助かっていますね。

ほかにはサポートもありがたいです。担当者の方にいつも丁寧に対応していただいています。
導入時サポートが終わった後はやはり少し不安でした。でも、その後もいつ電話しても快く受けてくれて、わからない場合も一緒に悩む姿勢でいてくれているので助かっています。

今後取り組んでいきたいことを教えてください。

藤澤様:
加算で言うと、口腔機能向上加算と入浴介助加算(Ⅱ)ですね。この(2024年)4月から算定しようかと考えています。
「ACE」に備わっている機能を利用することで、計画書作成の時間短縮を図り、取り組んでいけたらと考えています。

お忙しい中、お答えいただきありがとうございました!

※インタビュー内容は取材当時のものです。

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