はじめに、株式会社ハッピーエブリ様の運営されているデイサービスの特徴を教えてください。

松岡様：
半日型で二部制になりまして、午前と午後3時間ずつの運動リハビリデイサービスになります。運動や機能訓練がメインで、お食事も入浴も提供していない施設となっております。

業務負荷化軽減・法令遵守のために加算用ソフトを導入検討

「ACE」導入のきっかけや理由を教えてください。

松岡様：
私が入社したのがちょうど5年前なんですけれど、その時にはまだ「ACE」もほかのソフトも何も使っていない状況でした。
その頃はまだ2、3店舗目が出来上がるかなというくらいだったんですが、管理者がすべてExcelなどに手入力で計画書などを作ってる状態だったので、とても時間がかかっていると感じていました。

そこで社長の山中に相談をさせてもらい、「ACE」のことを調べて、話を聞いて導入をしたんです。その際に、担当者の方が銚子まで来てくれたんですよ。
ハッピーエブリ神栖波崎店で集まって説明を受けまして、「ACE」を利用すればとても時間短縮になると思いました。

代表の山中様に相談される際には、加算用のソフトがあるといったお話もされましたか？

松岡様：
そうですね。当時「ACE」は知りませんでしたが、そういったソフトがあるということ自体は知っていました。
前職でもやはりソフトは使っていなくて、全部一からパソコンで手入力する形でおこなっており、とても時間がかかっていました。
同業の友人から、ソフトがあるということは聞いていましたので、そういったものの導入も含めて社長に相談はさせてもらいました。

「ACE」の活用で、計画書作成時間は以前の1/4以下に

以前は厚労省から発表されている標準様式を使って、Excelで計画書を作成されていたんでしょうか？

松岡様：
はい、全部手打ちで入力していました。

神原様：
パソコンが苦手な管理者は、手書きで書いている場合もありました。

「ACE」を導入してよくなった（改善された）ことなど、導入後の効果について教えてください。

松岡様：
導入してよくなった点はたくさんあります。
一番は、計画書を作る時間が大幅に変わったところですね。以前は一人分作成するのに1時間以上かけて作成している管理者もいましたので、その点がとても助かっています。
また、計画書や評価など、もう少しで作成時期というのを教えてくれるので、忘れずにできるところも大変助かっています。

「ACE」で計画書を作成した場合、新規入力だと大体30分くらいかかってしまうと思います。情報を全部手入力する必要があるので。
ですが、初回以降の更新は、15分ほどあれば作成できているかなと。

信頼できるサポートが理由で、新規開業時には必ず「ACE」を導入するように

新店舗開業の際、「ACE」以外の加算ソフト導入（あるいは加算ソフトを使用しないこと）を検討されたことはありますか？

松岡様：
ないです。

他社様のソフトをちょっと見てみようかな？と思ったこともないですか？

松岡様：
他に乗り換えるとしても、また新しく一からになるのでその手間を考えたくないですね。「ACE」のサービスに大満足しております。

神原様：
困ったことがあったら、サポートセンターにすぐ電話ができるところがとてもありがたいです。
例えば、管理者が変更になった時でも、今まさに担当者の方に一から教えてもらえているので、大変助かっています。

では新しく事業所を開業するということになりましたら、ACEは特に検討の余地なく導入しようと考えていただいている状態なんですね。

松岡様：
新店ができるたびに、「ACE」はもうセットだと考えています。
新規開業時は、（「ACE」の担当者に）連絡して、開業するのでお願いしますと頼んでいます。（笑）

やはり「ACE」を使って安定的に算定が継続できていることが一番の理由でしょうか。

松岡様：
一番は算定に必要な書類が簡単に作成できるのと、あとは先ほども言いましたが、サポートも大きいです。

弊社では、ほかにも実績などでほかのソフトを使っています。
そこのソフトのサポートが、どうしても電話がつながりにくかったりとか、すぐに答えが欲しいのに2、3日後にメールで返ってきたりなどがあるので、そこと比較してしまうと、「ACE」はとても安心して使えるなと思っています。

スタートアップサポート（導入時の伴走サポート）や、普段わからないことがあったときのお問合せ以外にも、管理者様が変更になったタイミングなどで使い方などのレクチャーをご依頼いただいていると伺いました。

松岡様：
そうですね。現在も担当の方に依頼しています。
その事業所の場合は、前任の管理者が退職して、もともといたスタッフが管理者に上がったんです。パソコン慣れはあまりしていないので、ソフトを使うといっても使い方がわからないんですね。
今まで私と神原が手分けして教えたりはしていたんですが、遠くの店舗が増えて移動が大変になってきたなどの関係で、社内で教えることが難しくなってきていました。

（2023年に）ハッピーエブリ小見川店に「ACE」を導入したときにも、スタートアップサポートで一から教えてもらいました。
そうしたらパソコンが苦手な管理者だったんですが、今では全部一人でできるまで上達したんです。それがきっかけで、ほかの店舗も頼みたいとお願いして対応していただいています。

今後取り組んでいきたいことを教えてください。

松岡様：
今後も加算の要件が変わったりすると思うので、それらにしっかり対応していきたいと思っています。

お忙しい中、お答えいただきありがとうございました！

※インタビュー内容は取材当時のものです。