愛宕福祉会様の運営されているデイサービスの特徴を教えてください。

業務推進部・川崎様：
新潟県内の佐渡を含めた下越エリアを中心に、デイサービスは8事業所を運営しています。
街中に近い施設から郊外の施設まで、多様なエリアに立地しているのが特徴です。
また、デイサービス単独ではなく、特別養護老人ホームやグループホーム、有料老人ホーム、サービス付き高齢者向け住宅、小規模多機能、居宅介護支援事業所などが地域に合わせて複合的に敷地内に配置されています。

そのため、デイサービス受け入れの幅が非常に広いといいますか、かなり医療行為のある中重度の方から、要支援くらいのお元気な方まで、幅広く受け入れている点が、各事業所で共通している特徴かと思います。

デイサービスでは俗に、「預かり型」と「機能訓練特化型」のような区分けになるかと思うんですが、私たちの法人は究極的な「預かり型」かなというふうに、私自身は思っています。
様々なご利用者を丁寧にお預かりして、「在宅生活の延伸を図る」ことを狙っているというのが、我々のデイサービスの共通した特徴ではないかと考えています。

脱Excelと口腔機能向上加算算定のため、システムを検討

システム導入を考えたきっかけを教えてください。

川崎様：
私が入社したのが去年（2022年）の8月なんです。その際、一時的に現場の部門責任者をやっていました。デイサービスが、コロナの影響でかなり厳しい運営をしていたんです。
その立て直しを進める中で、（コロナが落ち着いて）だいぶ収支も改善させることができて、じゃあ、ここから先もう少し特徴をしっかりつけていくのと、現場の皆さんが掲げた「在宅生活の延伸を図る」という目的を実現するためには、リハビリのところにもう少し力入れないといけないねという話になりました。

聞くと、機能訓練の計画書などを一部Excelで作成しているとか、そういった話も耳に入ってきました。
それだとなかなか大変だから、システムでも入れてちょっと楽にしない？という話になり、そこからスタートしています。

私は前職で経理や人事系の書類、介護記録などをペーパーレス化していくことを取り組んでいたものですから、そもそもExcelで書類を作るという概念が薄くなっていたんです。
それもあって、さすがにもうこの令和の時代に（Excelでの書類作成は）やめましょう、改善しましょうと話をさせてもらう中で、たまたま「ACE」を見つけました。
セミナーで「ACE」の話を聞き、その時に一緒に管理者も聞いていて、「これよくないですか？」といった話で盛り上がったのは覚えています。

その後、すぐ問い合わせをして、グループの会社でも導入していることを聞いたんです。
グループ会社では、口腔機能向上加算が結構きっちり取れているというのは、経営陣からも聞いてもいました。また、グループ会社でも導入しているソフトだったら、比較的導入もスムーズにいくのではないかなと。

リハビリに力を入れる中で、口腔機能向上加算の算定を考えた理由を教えてください。

川崎様：
簡単に言うと、介護事業者として取らないといけない加算はほぼすべて取っているので、もう残っているのは口腔くらいしかなかったんです。しかも、口腔ケアについては現場でサービスをしっかり行っていましたが、加算算定はしていなかったんです。

「口腔」とついているだけで、なんとなく職員として抵抗感があるじゃないですか。歯科医や歯科衛生士がいないとダメなんじゃないかとか。
でも、「ACE」の説明を聞くうちに必要ないことがわかり、これだったら算定できるんじゃないか？と思いました。

導入時の職員の抵抗感は、サポートで解消

最初の導入となった３事業所はどのように選ばれましたか？

川崎様：
デイサービスセンター中之口愛宕の園・老人デイサービスセンター中之口（以下、中之口）は以前に私が統括部門長をやっていて、そこから離れる寸前だったので、当然、職員の顔ぶれも知っていますし、現場の状況もわかっています。
定期的にデイサービスの営業戦略の打ち合わせなどで関わってもいたので、その関係で導入に至りました。

（デイサービスセンター中之口愛宕の園・老人デイサービスセンター中之口／新潟県新潟市）

また、デイサービスセンターさど（以下、佐渡）は、人口減少がかなり激しく、デイサービスの集客に苦労をしていまして、今期に入ってから、営業支援を目的に定期的に佐渡に行くことになりました。
その際に管理者から、書類作成でExcelを使っていると聞きました。

また、佐渡では看護師さんが機能練指導員として働いてくれているんですが、やはり看護師さんだとなかなか機能訓練の専門性のところっていうのは……もちろんやれる方もいるのかもしれませんが、その知識を専門に学んできている方たちではないので、不安がある場合もあります。
そのため、仕組みを入れて、そういった不安が解消できないかというところを狙いました。

（デイサービスセンターさど／新潟県佐渡市）

現場職員の方からの抵抗はありませんでしたか？ お話される際に工夫された点などがあれば教えてください。

川崎様：
私の立場で言うと、基本的に管理者の方との打合せが中心でしたが、あまり抵抗はなかったです。（笑）
もちろん現場に新しいことを取り入れるので、多少抵抗はあるだろうなと思ってはいましたが。

書類がExcel作成・管理であるということは、LIFE対応が属人的なんですよね。それで間違えると全部台無しになる。彼らに話したのは、そうした業務への不安をいつまで抱えておくのかということです。
せっかく真面目にやったのにミスがあって、行政に「この加算算定間違ってませんか？」って指摘されるのはもったいないよね、という話をしました。

また、加算を取るということは、サービスとしての質が高いという評価です。
ご利用者にとって負担が増えるかもしれませんが、それだけ高い質のサービスを提供できる事業所を使っているから負担も高くなるのであって、その部分を説明しきらないといけないよねという話もしました。

自分たちの専門性と、きっちりこなせるだけの体制があるんだったら、それを地域に届ける責任が私たちにはあります。そして届けた責任に対して正しい報酬を頂くことも、私たちの責任だと思っています。
そのうえで、書類業務はできるだけ簡素化して、不安なくやっていこうという話はしました。

（仮に属人的に行ってミスが起こったとしても）法人としては、もちろん個人の責任として責めることはありませんが、でも、業務に携わった本人は自分の責任だと抱え込むような気持ちになると思うんですよね。
とにかく、現場職員が安心して作業が行える環境にしたかったんです。
Excelは、どうしても属人的になりやすいので、そのリスクを私は取りたくないと考えたというところです。

最初は、実務担当者の抵抗はあったと思いますよ。
システムを入れた瞬間というのはどうしても、一瞬でもなだらかに負荷が上がるじゃないですか。個人情報入力したりだとか、データを整えたりとか。
そこをどういうふうに乗り切ってくれるかなという不安は、正直言うとありました。

「ACE」導入後はいかがでしょうか？

川崎様：
導入後、かなり丁寧にご支援いただけて、楽になっているという話を聞いています。
（「ACE」のスタートアップ支援は）現場に近いところでご説明いただいてるので、他のものに比べると導入不安は少なかったです。

管理者と話しながら、職員から反発が出るかなと話していたいのですが、スムーズに進んだので、そこは管理者も驚いていますし、あっという間にやってくれて助かっていると言っていました。「ACE」自体の操作性もよかったんじゃないですかね。

佐渡は管理者からも書類作成が、だいぶ楽になったと聞いています。
まだ加算の算定はそんなに進んでいませんが、今後も安心して着実に進められるのではないかと期待しています。

加算算定は一気に全員ではなく、段階的に進めていらっしゃるんですね。

川崎様：
やはり、ケアマネジャーさんに提案をしてケアプランを変更して頂かないといけないので、無理には進めず、ご利用者も含めて理解を得ながらやっていきましょうと話をしています。
時間がかっても確実に算定していこうと言っていますので、そこは特に問題とは考えていません。

書類業務は簡素化して、ご利用者様との時間に

ACEを導入してよかった点を教えてください。

川崎様：
書類がExcelではなくなった点です。
マネジメントする側からしても、安心感があります。業務を標準化できるということですので、職員も業務への不安感や負担感は格段に減っていると思います。

今後取り組んでいきたいことを教えてください。

川崎様：
LIFEが今後どう変化するのか、個別の評価をどういう形でフィードバックしていくのかという部分が、多分ここから先は大きな課題になってくると思っています。
どこのデイサービスもそうだと思うんですが、少ない人数でかなりの業務量をこなさないといけない中に、また新たにそういったものが入ってくるわけですから、やはりここの業務フローをどうしていくのかに注力していく必要があるんじゃないかと感じています。

もう一つ、ケアマネジャー側にもLIFE活用が入ってきたときに、そもそもケアマネジャーのLIFEってどうやってデータを集めるのかなと考えていて。
サービス事業者側で情報を提供することで、ケアプランがどの程度有効性を出しているのかを図るんだとすると、今度は我々（サービス事業者）側から、データをどのように提供するのかという問題が出てくると思うんですね。
そうするとACEのような仕組みが大きく影響してきて、より活用していかないといけない時期が来るのかなと。
来年（2024年）と、その次の報酬改定までを見越して、全体業務を考えていく必要があると、私個人は思っているところです。

また、限りなく紙を減らしていきたいです。
紙の記録が悪いと言っているわけではありませんが、効率的にできるところは効率化していって、本当に職員の手で携わらないといけないところに時間を使っていきたい。
やはり書類を作って、ご利用者が歩けるようになるわけではないので。作った計画に基づいて、サービスを提供することによって効果が出るわけですから。
セラピストや介護スタッフもそうですが、限られた人的資源で、ご利用者に関わる実際の時間は、なんとかこれから先も増やしていきたいと思います。
働いている職員は、書類作成ではなく、ご利用者を元気にしたい、笑顔にしたいと思って仕事をしていると思うので。

書類などは楽に管理できるようにして、楽になった分をご利用者と関わる時間に充て、かつご利用者に元気になってもらうのが一番だと思っています。最終的なゴールはそこに持っていきたいですね。

お忙しい中、お答えいただきありがとうございました！

※インタビュー内容は取材当時のものです。