業務効率化・訓練作成時間削減のために、加算用ソフトを検討

「ACE」導入前から個別機能訓練加算・口腔機能向上加算ともに算定していたと伺っていますが、計画書などはどのように作成されていましたか？

看護職員（機能訓練指導員）・笠井様：個別機能訓練加算の計画書はカイポケで作成していました。口腔機能向上加算は独自にExcelで計画書を作成し、計画を立てていました。

以前の算定方法で大変だったことはありますか？

笠井様：以前の書式はベース（様式）がありましたが、介護保険法改正のたびに書式を改良し、チェック項目も文献などいろんなところから何を重視したらいいかを確認し……口腔衛生状況と嚥下状況、呼吸状況などをグラフ化して紙ベースで作成していました。書類も溜まり、その管理が大変でした。

口腔機能向上加算はサービス対象者の把握が難しい場合もあると思います。どのように判断されていらっしゃいましたか？

笠井様：以前は、食事の時にムセがある方や、食事の形態が刻みなど、元々嚥下に支障がある方を対象に同意の上、算定していました。
2、3年くらい前から、1日型の利用者様は、予防も兼ねて基本的には全員加算を取得しています。当社では栄養価の高い、手作りの食事提供もさせていただいており、食事と口腔機能の向上は互いに欠かせない関係だと考えています。

毎月歯医者に行って、そこでしっかりケアができている方は算定しないですが、1日型の場合に関しては、全員に加算の打診をさせていただいています。

（機能訓練がメインの）半日型のご利用者様は、要支援の方が多いので、必要性を感じていらっしゃる方が少ない状況です。ただ要介護の方もいらっしゃるので、その方々中心にお声がけをしています。

システムの導入を考えたきっかけを教えてください。

笠井様：2021年の報酬改定でLIFEが始まり、その移行が請求ソフトだけでは難しく、わかりづらかったところがあります。業務改善も含めいろいろ探していた中で、「ACE」を知りました。

業務改善プラス、個別機能訓練の運動の動画や、口腔の動画も充実していたので、時間の確保ができるのではと考えました。
今までの訓練は、機能訓練指導員が時間内にご利用者様とずっと関わりを持ちながら行っており、有効な時間配分ができていませんでした。動画を使用することで、必要な方への必要な分の指導や訓練の時間の確保ができるのではないかと考えました。

「ACE」に決めてくださった理由を教えてください。

笠井様：以前は機能訓練（運動プログラム）も、オリジナルの運動プログラムを作成して、5人ずつ訓練提供をしていたので、訓練に携わる時間がすごく多くありました。

「ACE」は訓練の動画があり、メインの運動指導を動画にしたおかげで、私たちの訓練も利用者様個人に分散して行うことができ、違うところにも時間が割けるようになりました。動画での訓練提供ができるというところが、一番の決め手でした。

（「ACE」の動画で口腔機能向上加算　機能訓練中）

計画書の作成時間は半分以下に、削減した作業時間は利用者様と関わる時間へ

以前の算定方法から「ACE」への変更で、困ったこと戸惑ったこと、抵抗感はありましたか？

笠井様：まだ全部の計画書の移行が終わっていない状況です。口腔機能向上加算に関しては、全員「ACE」で計画書を作成しましたが、個別機能訓練加算についてはまだ移行がうまくいっていなくて……移行に十分な時間を割けていない状態です。

導入期間には、ある程度の時間をかけて丁寧に教えていただきましたが、実際に作業をする上で、まだシステムを十分に把握できておらず、使い方がわからなくなることがたくさんあります。
困ったことが出てくると、その都度電話対応のサポートデスクでは、どの方にお尋ねしても親切に教えていただくことができて、そのおかげで乗り越えさせていただいています。

計画書の作成時間はどのくらいかかっていますか？

笠井様：口腔機能向上加算に関しては、（以前と比べて）完全に早くなりました。「ACE」だけで計画書作成が済みます。今までは紙ベースの評価をフォーマットに打ち込んで、次の計画書に前期間の分をコピーして……としていた作業がなくなって、時間もかなり短縮されてます。

（Excelで作成していた頃は）計画書を作成するのに1人あたり20～30分かかっていたのが、「ACE」だと初回は少し時間がかかりますが、その後見直して新しい次の計画を立てるときは、10分もかからないぐらいでできますね。その分利用者様と関わる時間に余裕ができました。

「ACE」の機能で特に使いやすいものがあれば教えてください。

笠井様：スケジュール機能でその日の利用者様がすぐにわかるのが助かります。
問診機能では、耳が聞こえにくい方も、画面を見ながら利用者様と情報を共有しながら使える部分が嬉しいですね。そしてボタン操作でポチポチポチと選択したら問診が終わるのはかなり使いやすいと感じています。

動画での訓練という点もすごくポイントです。以前は同じような運動を1人で4～5回行っていたので、最終的には疲労困憊でした。今では動画を補足する形の訓練で、とても使いやすく、目的なども記されているのでポイントを押さえた指導ができてありがたいです

他には、以前は情報が分散されていたので、確認が大変でした。今では同じソフトで情報がまとまっているので、一人の利用者様の口腔機能や個別機能がすぐに確認できるのも助かっています。

今後はLIFE加算にも「ACE」を活用していきたい

（デイサービスセンターみねのさと様では、ふくらはぎケアに力を入れている）

LIFE関連加算について教えてください。

笠井様：まだ全ての業務を「ACE」に移行できていないので、個別機能訓練加算(Ⅱ)などは、LIFEへ手入力をしています。「ACE」では計画しか立てられていません。
モニタリングとアセスメントの流れができ、実施記録までつけられれば、それらをCSVデータにして出力してLIFEに提出できるというのは伺っているんですが、まだそこまで対応できていません。

LIFEへの手入力って大変じゃないですか……？

笠井様：とても大変です（笑）。これまで口腔機能に関しては、それをすべて実施していました。早くどうにかしたいと思っています。毎月10日までに必要な情報をそれぞれのフォーマットから移行したり、手入力したり……とやっています。

今後取り組んでいきたいことを教えてください。

笠井様：「ACE」を最大限に活用したいと思っているので、まずは個別機能訓練加算や口腔機能向上加算における全ての計画書関連作業を「ACE」へ移行したいと思っています。訓練の実施記録もまとめていきたいです。

また口腔機能向上加算は、半日型の利用者様がまだ目標の3割程度しか算定できていないので、介護予防の観点からも、動画やツールを活用しながら、口腔機能向上への取り組みに目を向けていただきたいと考えています。

「みねのさと」としては、個別機能も口腔機能も「ACE」の動画や機能を最大限に活用しながら、しっかり訓練が実施でき、それぞれの機能を落とさず、今の状態が維持できるということをアピールしていきたいと考えています。

お忙しい中、お答えいただきありがとうございました！

※インタビュー内容は取材当時のものです。