業務効率化を目的に、加算算定用のソフトを検討

ミナトケアステーション様はマシントレーニングを中心とした訓練提供を行っていると伺っています。個別機能訓練加算は「ACE」導入前から算定していらっしゃった中で、システム導入を考え始めたきっかけを教えてください。

理学療法士・竹脇様：個別機能訓練計画書の作成がすごく大変だったので、効率よく作成できるツールはないかなと調べていて。それで「ACE」にたどり着いたのが最初のきっかけですね。計画書の作成を効率よくしたい、業務改善したいというのがきっかけです。

以前はExcelで計画書を作成し、それとは別で作成日を管理する表を作成するなどして、本当に大変だったので、どうにかしたいなと。

「ACE」に決めてくださった理由を教えてください。

竹脇様：機能と価格のバランスが一番よかったんですよ。他社は、安くてもこちらが求めている機能に達していなかったり、機能はよくできているけれど価格が高すぎたりして。
「ACE」の、価格はそこそこで、機能が充実していたので、ここかなとなりました。あとは全国のシェア率も結構高く、品質もアフターフォローも安心できると思ったのが一つ決めてだったかなと思います。

以前の算定方法から「ACE」への切り替えで、困ったことや抵抗感はありましたか？

竹脇様：どうせソフトを入れるなら、計画書の作成だけじゃなくて、全て紙ベースだった記録類の書類も減らせないかなと思っていろいろ画策していまして。「ACE」だったらそれもできるかなという面も（導入理由には）あったんですね。
もちろん現場のスタッフにとっては、記録の勝手が変わる、要は日常的な業務自体が変わるということになりますので、そのあたりのフォローはしましたね。こういうシステムを導入して、こういう風に使っていこうと思ってるんだっていうのを、結構頻繁に周知して理解してもらったり、というようなことはしました。

その際に心がけたのは、より具体的に説明することですね。このシステムを導入したらこの業務はこう変わる、この業務はなくなる、その代わりこういうことをしなければいけないというのを、なるべく具体的に説明してイメージ持ってもらうように、意識して説明しました。

リハビリ専門職×「ACE」活用

（個別機能訓練加算　機能訓練中）

「ACE」に入力したバイタルや体温などの記録は、どのように活用されているか教えてください。

竹脇様：だいたい月に1回モニタリングをやっていますが、その時の参考材料にしたり、生活相談員がケアマネジャー様に月に1回報告書を送るので、その時の材料にしたり。そういったところで記録を見返しています。

スケジュール機能の「記録」には、利用者様一人一つずつ定型文を作って登録していますね。マシンの名前や数値など、訓練内容を定型文に登録できて助かっています。

入力タイミングは訓練が終わり次第ですか？

竹脇様：朝に予定で一回全員の記録入れています。後から変更点があったところを直して保存しています。
出欠登録も同じで、急に休んだ方などがいれば後で変更しています。出欠登録は看護師がやってくれていますね。

（「ACE」のスケジュール「記録」画面：赤枠の部分に訓練項目を入力し、訓練記録として活用されている）

加算算定業務における役割分担を教えてください。

竹脇様：個別機能訓練加算の計画書作成や、科学的介護推進体制加算・ADL維持等加算関係の業務は私がやっています。看護職のほうで日々の記録（利用者の状態含む）をつけてくれてますね。生活相談員は、担当者会議やカンファレンスに行くタイミングで生活機能チェックリストを取得してくれています。

訓練提供は私がメインで、補助で看護職員に入ってもらうこともあります。

計画書の目標欄などにはオリジナルの定型文を登録していますか？

竹脇様：目標の定型文登録はしていないですね。もともと「ACE」に入っている定型文をローテーションして作成しています。内容も、定型文で問題ないかなと思います。
特にこれは入れておきたいなというものがある方の場合は、自由記入する場合もありますね。

また、計画書に表示される訓練項目は、マシントレーニングの項目名を追加しています。でもマシンじゃなければ、（デフォルトのものから）変更する必要もそんなにないだろうと思いますね。

リハビリ専門職のいる事業所で「ACE」（加算算定サポートソフト）を使うことのメリットを教えてください。

竹脇様：家で自主トレをやりたいからその資料をほしいと、たまに利用者様に言われたりするんですが、用意するのは大変なんですよね。そういう場合に「ACE」の訓練資料（PDF）を活用させてもらっています。
印刷してお渡しできるので、助かっています。内容も結構実践的で、リハビリ専門職がいないところなんかでは、あれは結構助かるんじゃないかなと思いながら、いつも使わせてもらってますね。

「ACE」利用で書類業務の時間減、その時間は利用者様のケアへ

「ACE」の特にここがいい！というポイントはありますか？

竹脇様：コスト面は優秀だと思います。それと、やっぱりアラート機能。本当にこれは一押しかなと。
これは計画書だけじゃなく、科学的介護推進体制加算とかADL維持等加算とか、何ヶ月に1回（LIFEに提出）がたくさんあるので、システムの力を借りないと、とてもじゃないけど管理できないなあっていうのはあります。
（ACEのスケジュール画面アラート機能：期日までを青・黄・赤でお知らせ）

また、実は今年の４月に運営指導が当施設に入りまして。その際に、計画書をはじめとした帳票類について「とてもきっちり作られている」と運営指導の担当者からお褒めの言葉をいただきました。まさに「ACE」の管理機能に助けられました。

あと、LIFEの対応もだいぶ楽になったと思います。
LIFEに提出しないといけない必須項目と任意項目がありますが、LIFEに手入力していた頃は、どれが必須でどれが任意かわからなくなることも多かったので。作業スピードが速くなったと感じています。

LIFEフィードバック活用によるPDCA会議もおこなっていらっしゃるんですよね。

竹脇様：そうですね。これはまだ手探りでやっている状態なんですが……。今、LIFEのフィードバックで事業所票というものが半年に一回くらい来るんですが、そのときにおこなっています。
事業所票をそのまま見せてもわかりにくいので、その中からトピックかなっていうところをピックアップして資料にして、スタッフと共有して、ここがこうだねとか、こういう対策いるかなというところを話し合っています。
今回ちょっと体重の減りが目立つよねとか、そんな感じの話題ですね。

施設長から介護職員、機能訓練指導員と看護師が毎回出席して打合せをしています。

（PDCA会議中の光景）

今後取り組んでいきたいことを教えてください。

竹脇様：帳票類に関わる作業時間を減らして、その分利用者様としっかり向き合ったサービスを提供していけるようにしたいというのは、一つベースにありますね。

「ACE」導入前、ひどい時は月末など、計画書を作るのでいっぱいいっぱいで、現場までほぼ見られないみたいなこともあったので。そうなると本末転倒ですから。
そういう無駄な作業時間はどんどん削減して、利用者様ファーストでやっていきたいと思っています。

お忙しい中、お答えいただきありがとうございました！

※インタビュー内容は取材当時のものです。